Vanliga frågor- FAQ för Umeå kommuns miljö

Allmänna frågor

Vad händer då en elev eller pedagog slutar, vilka rutiner behöver skolan ha? Vilka rutiner har IT?

Svar: När en elev eller en pedagog slutar inaktiveras deras konto i kommunens AD. Användaren tas också bort från sina grupper som de tillhör. För elever innebär det att de försvinner ut ur gruppen som ger tillgång till Google Apps. När synkroniseringen sker efter att grupperna kopplats bort kommer kontot att inaktiveras. Därför är det viktigt att personer som avslutar sin utbildning eller som avslutar sin anställning själv tar kopior på sitt material och lämnar över till rätt person.

IT kan hjälpa till i speciella fall och omständigheter där konton ska avslutas och då ombeds ni ta kontakt med närmaste rektor eller IT-strateg Gunilla Yourstone vid Skolkontoret i Umeå kommun.

Äger Umeå kommunen informationen som finns i Google-apps miljön?

Svar: Ja, Umeå kommuns användare äger informationen som läggs in i Google Apps.

Kan min information hamna i fel händer eller läsas av utomstående?

Svar: Ingen information i Google Apps-miljön kan läsas av utomstående som grundinställning. Sedan beror det på hur användare väljer att dela och samarbeta kring information som möjliggör för utomstående att ta del av informationen. Ett sådant exempel kan vara delade dokument som delas även med vårdnadshavare. De har inte egna konton i miljön men kan ändå ta del av den delade informationen genom att uppge en e-postadress. Det finns flera delnings- och publiceringsmöjligheter för material och dokument i Google Apps miljön. försäkra dig om att du är medveten om dina alternativ så att resultatet av det du delar blir som du önskat.

Åtkomst för vårdnadshavare

Elever och lärare har ett eget Google-apps konto för Umeå kommuns kommunala skolor. Det har inte vårdnadshavare och det innebär att de inte kan logga in i den miljö som elever och lärare använder. Däremot kan alla varianter av Google-konton (även privata) användas för åtkomst av delade webbplatser och delade dokument. 

Åtkomst kommer istället att ske genom att:

  • När någon delar material med dig så skickas ett e-postbrev till din e-postadress där det står att materialet är delat med dig. Klicka då på länken i e-brevet.
  • Välj alternativet Logga in med ett annat konto.
  • Ange samma e-postadress där du mottog e-postbrevet. Där framgick det att det var material som delats med dig. Det är den e-postadressen som måste användas.
  • Har du ett Google-konto skall alltså vara kopplat till den e-postadress du anger här.
  • Logga in alternativt skapa ett nytt Google-konto

Delningsprinciper

Google Apps styrka är det olika sätten att dela material och dokument mellan personer. För att kunna arbeta på ett trygg sätt är det bra att titta efter mer än en gång hur material och dokument är delade så det blir rätt. Vad betyder de olika ikonerna?
Delningsmöjligheter i DOKUMENT

  • Ett lås betyder Privat Om du har ett dokument med ett lås med texten "inte delad" är dokumentet privat och bara för dig. Ingen annan än du kan hitta, visa eller redigera detta dokument.
  • Ett lås framför en jordglob betyder Alla med länken (ej sökbar via söktjänster såsom Google)
  • En glob betyder Publicera på webben (sökbar via söktjänster såsom Google)

Bredvid varje av dessa ikoner visas text som anges hur många som kan redigera respektive som kan visa (läsa) dokumentet.


EXEMPEL

Om du har ett dokument med ett lås samt texten "jag med 3 redigeringsbehöriga, 1 läsbehörig," innebär det att dokumentet enbart är tillgängligt för dig och de personer som du uttryckligen definierat. Notera att om du givit andra redigeringsbehöriga rätt att i sin tur bjuda in fler att redigera så kan alltså listan av redigeringsbehöriga utökas av de som redan har redigeringsbehörighet. 

Om länken (adressen) till detta dokumentet skickas till någon som varken fått läs- eller redigeringsbehörighet kan den                personen alltså inte öppna dokumentet.

---

Delningsinställningen "Alla med länken" representeras av ett litet lås på en jordglob. Om du ser denna ikon betyder det att dokumentet är läsbart för alla som har länken till dokumentet. Du kan också uttryckligen tillåta vissa personer att redigera dokumentet, som representeras av texten "3 redigeringsbehöriga."

Om länken oavsiktligt delas med människor som inte bör ha tillgång, kan du alltid återställa länken genom att klicka Återställ länken i Dela dialogrutan för ditt dokument:

---

Om ditt dokument är publikt kommer en jordglob visas på raden med dokumentnamnet. Det innebär att dokumentet kan hittas (sökas fram) och visas av alla på nätet. Vi kallar denna inställning "Publicera på webben" ("jag med alla"). Om du markerar kryssrutan för att tillåta alla att redigera i Dela dialogrutan kommer dokumentet också att kunna redigeras av alla som öppnar det.

Var försiktig när du använder den här inställningen för att undvika att göra information publik som inte är avsedd att vara det!

---

HUR MAN VISUELLT SER VILKA SOM HAR BEHÖRIGHET TILL DOKUMENT

Du kan exakt se exakt vilka som kan läsa ett dokument och vilka som kan redigera ett dokument i Dela dialogrutan (markera ett dokument och välj Dela->delningsinställningar eller klicka på "Dela" då du är i redigeringsläge). Om dokumentet är satt till "Privat - enbart personer som är listade nedan har åtkomst" kommer du att kunna se en lista på vilka personer som har behörighet. I rullgardinsmenyn vid varje namn kan ägaren av dokumentet, eller en redigeringsbehörig som har beviljats tillstånd, ändra behörigheten för varje person.

Klicka Ändra bredvid texten "Skrivbehöriga får lägga till personer och ändra behörigheter" om du inte vill tillåta personer du givit redigeringsåtkomst att själva kunna dela dokumentet vidare eller göra ändra inställningar för delning via rullgardinsmenyn.

---

För dokument med inställningar "Alla med länken" eller "Publicera på webben" har du också möjlighet att ge personer  rättighet att kunna redigera. Markera då rutan bredvid "Tillåt alla att redigera (ingen inloggning krävs)" om du vill att alla som öppnar dokumentet även skall kunna redigera det.




Notera att de som har redigeringsmöjligheter kan göra en kopia av dokumentet och därmed skapa en egen version av innehållet för sig själv.


Comments